Sistemas de Reservas em um Empreendimento Hoteleiro

Sistemas de Reservas em um Empreendimento Hoteleiro
TURISMO-E-HOTELARIA
As reservas de um apartamento podem ser feitas pessoalmente, direta ou indiretamente por meio do correio, telefone, fax, telex ou e-mail. Nos hotéis mais modernos, com sistemas compatíveis, pode-se efetuar a reserva através de Centrais de Reservas devidamente informatizadas, ou através de terminais GDS (Global Distribution System) que podem disponibilizar de todas as informações do hotel.

Nos hotéis não-informatizados, é sempre aconselhável que os setores de reservas e recepção estejam próximos, pois mantêm constantemente troca de informações. Contudo, recomenda-se a separação física do setor de reservas, para que o mesmo possa desempenhar mais adequadamente as suas funções.

Tipos de Reservas
Ao efetuar-se uma reserva, podem ocorrer alguns casos especiais, tais como:

• Reserva através de Agência de Viagem: geralmente a agência é cadastrada pelo hotel, e sendo confirmada, a agência emite um “voucher”, documento que pode autorizar todas as despesas efetuadas pelo hóspede, ou somente as despesas referentes às diárias, ou nenhuma despesa, nesse caso o “voucher” servirá como comprovante de reserva e documento para o agente de viagem cobrar a sua comissão junto ao hotel;
• Reserva com caução: os trâmites para este tipo de reserva são idênticos aos normais, porém o encarregado deve anotar na ficha de reserva o número do recibo do depósito com o respectivo valor, e, posteriormente, esse valor será lançado na planilha de reservas que, por sua vez, será creditado na fatura do hospede;
• Reserva para grupos: acertada as datas, preços e demais condições, o encarregado das reservas faz as devidas anotações (fichas e planilha de reservas) em nome do grupo. A identificação dos integrantes do referido grupo é encontrada em lista anexa (rooming-list), encaminhada aos setores devidos (governança, telefonia, etc.), sendo que o encarregado das reservas deve sempre solicitar o envio de um documento (telex, fax, etc.) de responsabilidade;
• Reserva não encontrada: quando o recepcionista não encontrar a reserva de um hóspede ele deve registrar normalmente o cliente, caso haja disponibilidade de apartamentos e ser sincero com o cliente alegando não ter encontrado a reserva e buscar soluções possíveis, seja no próprio hotel, seja em outros hotéis;
• Transferência de reservas: quando tal situação ocorre deve-se verificar no mapa de ocupação, se existe disponibilidade para atender ao pedido de transferência e, caso for possível, efetuar anotações devidas na ficha de reserva, mapa de ocupação e planilha de reservas;
• Cancelamento de reservas: o processo de cancelamento de reservas assemelha-se ao de transferência no que tange às anotações nos impressos mencionados;
• Central de reservas: cada hotel possui seu setor de reservas, existem cadeias que têm uma central de reservas especificamente para seus próprios hotéis, e existem também centrais de reservas que não estão veiculadas a uma rede ou grupo de hotéis. Os hotéis filiam-se a esta central mediante pagamento de uma comissão;
• Outros sistemas de reservas: existem maneiras simples de registrar reservas, é o caso de um sistema de reserva para um hotel de temporada, eles exigem um depósito com certa antecedência, a fim de garantir a vaga do hóspede. (SILVA, 2003, p. 07).



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