No contexto da organização empresarial e burocrática, as relações sociais dão especial relevo às conveniências que preservam a integridade organizacional, cabendo à linguagem o papel de instrumento de trabalho necessário para o cumprimento de tarefas e a manutenção da ordem institucional.
O que é a comunicação escrita?
Deve-se considerar que a comunicação escrita é, antes de tudo, uma forma de comunicação interpessoal. Nesse sentido, retoricamente, ela preserva algumas das características interativas da conversação, destacando que a comunicação escrita, nada mais é do que uma conversa entre pessoas que estão distantes fisicamente.
No entanto, há de se distinguir os vários tipos de comunicação escrita, considerando-se os campos de atividades em que são usadas e os tipos de relacionamento existentes entre os interlocutores. Desse modo, é relevante que documentos profissionais servem a inúmeros propósitos, além de outros tipos de documentos utilizados nas esferas públicas e privadas do mundo das organizações, que também veiculam uma grande variedade de intenções comunicativas.
A importância da comunicação escrita
A comunicação escrita é uma ferramenta indispensável para qualquer profissional. A comunicação escrita ajuda o profissional a desempenhar seu papel na função que exerce. Muitas secretárias possuem um vasto conhecimento profissional, entretanto, quando precisam utilizar a comunicação escrita, apresentam diversas dificuldades.
Na era do fax, computador e Internet, são inúmeras as maneiras das pessoas se comunicarem de forma rápida e prática, para qualquer lugar a nível mundial. Mas a principal dificuldade enfrentada não está em como utilizar a tecnologia, uma vez que o domínio da informática é praticamente total, o desafio é em se fazer entender de maneira concisa, clara, coerente, coesa, correta e elegante, e assim se fazer entender claramente tanto na linguagem falada como na escrita, tendo em diversas situações, que delegar esta tarefa a outra pessoa.
Não é só o veículo que usamos para nos comunicar que conta, mas também a forma, o conteúdo e a linguagem que utilizamos para isso. Daí, a necessidade da qualidade e domínio da comunicação escrita para que possam transmitir aos interessados o que desejam as diretrizes e as incumbências de tarefas.
Às vezes, conforme o veículo utilizado, o documento redigido e até as palavras e formas de tratamento usadas não são as mais indicadas para a situação. Seja um bilhete, um e-mail, ou um documento oficial, o fato é que nem sempre a linguagem corresponde à formalidade ou informalidade do assunto, ou a estrutura de texto escolhida é a mais adequada. Tal como falar, escrever é um recurso que precisa ser aprendido, e ambos, estão intimamente ligados, pois são atividades que trabalham com a palavra.
A importância do conhecimento técnico em produções
O fato de alguém saber ortografia, ou seja, saber escrever as palavras com pequeno número de erros, não significa que esteja pronto para escrever qualquer texto. Nas cartas comerciais e oficiais, além de se verificar uma ênfase na informatividade, deve-se atentar também, e principalmente, para os atos de fala expressivos e diretivos, por meio dos quais o relator tenta influenciar o comportamento do interlocutor, geralmente utilizando estratégias argumentativas baseadas em elementos que dão legitimidade a esses atos de fala. Nesse caso, as relações interpessoais são mantidas formalmente, e recebem um tratamento de suposta neutralidade, em favor de uma recomendada objetividade.
É indiscutível a importância da comunicação escrita, na redação empresarial/comercial. Por meio da comunicação escrita é possível para uma empresa:
- Solicitar: requisitar, requerer, pedir, rogar, rogar com insistência e com urgência;
- Informar: avisar, instruir, confirmar e dar parecer sobre o assunto;
- Documentar: juntar documentos a provar determinado fato com documentos.
A vida empresarial exige muito de todos os envolvidos nela. Em função disso, não sobra muito tempo para leituras extensas. Além disso, o leitor de um documento que circula na área empresarial nem sempre conhece o autor do texto e pouco interesse tem no texto; lê porque precisa ler, não porque quer. A leitura de uma correspondência obriga o leitor a interromper seu trabalho. Se ela não for direto ao assunto, o leitor a arquiva ou a descarta.
Para que a comunicação escrita ocorra com clareza é necessário concisão, clareza, coerência, coesão, correção e elegância. Segundo Fernandes e Dourado (ano), essas qualidades tornam a comunicação escrita eficaz.
Apenas alguns relatórios ou notas serão assinados pelo mesmo correspondendo a um compromisso pessoal, mas a maioria dos documentos diz respeito à empresa e exigem o respeito aos posicionamentos da companhia diante dos fatos relativos à correspondência, porque nessa transmite-se uma mensagem no lugar de outrem, a empregadora.
Você no papel do locutor e receptor
Isso exige de você um esforço duplo: ao mesmo tempo em que você precisa apropriar-se da mensagem, colocando-se no lugar do locutor real, você não pode se esquecer do interlocutor, da outra empresa, preocupando-se com o modo como ela pensa, a forma como ela vai reagir ao conteúdo do texto produzido por você e enviado por sua empresa.
Os textos que circulam no meio empresarial, normalmente, têm uma função prática, não sendo construídos para comover o leitor, nem para distraí-lo, mas para informá-lo a respeito de um tema específico. Por isso, use uma linguagem formal, correta do ponto de vista gramatical, mas direta, recorrendo a palavras do dia a dia, que facilitam da compreensão do leitor. Um texto longo, cheio de detalhes, desvia a atenção do leitor dos pontos mais importantes e não atinge seu real objetivo. Para tanto, é necessário ter em mente o que pretende com o documento e atenha-se às informações pertinentes aos seus objetivos.
A importante de um texto empresarial bem escrito
Um texto empresarial não reflete apenas o trabalho de quem o redigiu, ele reflete toda a empresa. É por isso que uma carta mal escrita, rasurada, mal formatada, sem clareza nem correção, por exemplo, representa uma empresa pouco confiável. Daí a importância de se preocupar com a clareza, concisão e correção ao redigir em nome de uma empresa, a fim de evitar uma imagem negativa dela.
Outra característica específica à comunicação escrita é que ela sempre deve ser coletiva, isto é, o responsável secretariado não escreve em seu próprio nome, mas em nome da companhia para a qual trabalha. Por isso, deve pensar não em “eu”, mas em “nós”. Mesmo na comunicação interna, se deve considerar que se trata da empresa interagindo verbalmente com seus colaboradores.
Para a comunicação escrita é imprescindível que exista as seis peças da estrutura da comunicação:
- Remetente, emissor ou locutor: quem envia a mensagem;
- Destinatário, receptor ou alocutário: quem recebe a mensagem e deve produzir uma resposta para o remetente;
- Código: Língua Portuguesa. Usam-se palavras claras, objetivas para obter respostas rápidas e uniformes;
- Repertório: valores, conhecimentos culturais, geográficos e afetivos presentes em cada indivíduo;
- Mensagem: conteúdo enviado de forma atraente ao destinatário a fim de estimulá-lo a produzir uma resposta;
- Veículo: é o modo pelo qual o remetente irá “conduzir” a mensagem, por meio de relatórios, CI, fax, bilhete etc. Todo idioma sofre alterações ao longo do tempo e milhares de vocábulos desapareceram, outros mudaram de sentido e um grande número foi acrescido pela tecnologia – terceirizar, deletar, acessar. Além disso, diversas palavras foram transformadas e adaptadas a uma forma de expressão mais popular. Na conjugação verbal, a segunda pessoa – em especial a vós – praticamente foi abolida, por ser considerada um tanto pernóstica.
Apesar de constatar tantos equívocos, existe hoje uma preocupação em falar e escrever melhor. Até porque isso vem se tornando um requisito exigido pelas empresas. Aquela imagem de que tudo no Brasil é uma bagunça, então falar bem ou mal não tem importância, está mudando.
O sucesso dos programas de rádio e televisão voltados ao conhecimento do Português e a participação crescente dos jornais, com colunas específicas sobre o tema, confirmam o grande interesse pelo assunto. Há muita procura também pelos livros que esclarecem dúvidas sem a preocupação estritamente gramatical.
A forma de cada um se comunicar
Tudo que o ser humano faz tem a marca de sua individualidade. Essa maneira pessoal de as pessoas expressarem-se, dentro de uma determinada época, por meio da música, da literatura, da pintura, da escultura é o que se chama estilo. Em relação ao ato de redigir, estilo é, portanto, a maneira peculiar de cada escritor expressar os seus pensamentos.
Também nos textos oficiais utilizados em organizações pode-se identificar o estilo de cada pessoa. Convém respeitá-lo, apenas requerendo do redator a observância das qualidades e características fundamentais da redação oficial. As dicas abaixo podem reduzir as chances de erros na comunicação escrita:
Apresente o ponto principal no início, assim, o objetivo do documento fica claro desde o princípio;
- Utilize subtítulos descritivos, eles orientam a leitura do documento;
- Seja claro, a falta de clareza compromete a compreensão de seu texto;
- Escreva com frases curtas, elas são fáceis de processar;
- Empregue palavras simples, elas são facilmente compreendidas;
- Utilize uma diagramação “arejada”, ela valoriza o seu texto a necessidade de formação e capacitação dessas profissionais.
São frequentes os problemas na construção de frases, porém a clareza e a concisão na forma escrita são alcançadas principalmente pela construção adequada da mesma. Alguns problemas mais frequentemente encontrados na construção de frases dizem respeito à utilização do sujeito da oração como complemento, à ambiguidade da ideia expressa, à elaboração de falsos paralelismos e aos erros de comparação. Como a clareza é requisito básico de todo texto oficial, deve-se atentar para as construções que possam gerar equívocos de compreensão.
Todos os itens citados neste curso são imprescindíveis para que o secretário (a) desempenhe bem as inúmeras atribuições que possui. Ressaltamos que nenhum curso, por mais completo que seja, ensina o desempenho de todas as tarefas requeridas pela profissão. O dia a dia e a experiência fazem do secretário um auxiliar eficiente e indispensável, podendo levar o profissional a uma posição privilegiada na empresa.
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