Conceitos da função organização, sistemas e métodos

Conceitos da função organização, sistemas e métodos
ADMINISTRACAO

O conceito de organização pelo enfoque administrativo é de compilar capital, recursos humanos, equipamentos e processos, com o objetivo de se atingir um determinado resultado.

A função Organização nada mais é que determinar que recursos e que atividades serão necessárias para serem atingidos os objetivos da Empresa. Trata de combinar os grupos de forma que funcionem, atribuir as responsabilidades a quem irá realizar a atividade, e delegar a esses indivíduos a autoridade necessária para e execução de suas atribuições.

Esta função proporciona a estrutura formal através do qual o trabalho é definido, subdividido e coordenado. Há várias formas de se visualizar a organização, de fato, diversas dessas formas resultam na função planejamento. Dentro desta função acumula-se o sistema em dois níveis: 1° - os relacionamentos autoridade-responsabilidade entre os presentes e os futuros membros da empresa, o estabelecimento de grupos de trabalho, proporcionar as atividades intergrupais; 2° - é necessário acumular fábrica, maquinaria e equipamento, capital, e a mais recente tecnologia, dispondo-as da maneira que seja mais produtiva. A organização, portanto, busca a integração dos recursos financeiros, físicos e humanos em um esquema produtivo global.

De outra forma, Organização pode ser considerada o todo institucional, formado pelos diversos recursos disponíveis, foco do estudo da teoria estruturalista, onde a organização é vista como uma unidade social grande e complexa, onde interagem grupos sociais. Serve de base para o estudo da escassez de recursos e para a melhor forma de alocar esses recursos.

Ainda podemos dizer que Organização é uma Instituição ou Associação com objetivos pré-definidos.

Os Sistemas (do grego: sun= com e istemi= colocar junto) podem ser conceituados como um conjunto de métodos, procedimentos e/ou técnicas que, trabalhados, geram informações necessárias ao processo decisório da Empresa.

É um conjunto de partes que agem de forma mútua e são interdependentes que, conjuntamente, formam um todo unitário com determinado objetivo e efetuam determinada função. Podem ser considerados o núcleo central ou foco de estudo dentro do processo administrativo. O sistema dá idéia de conectividade e reforça a unidade da Organização.

A teoria dos sistemas está embasada na Cibernética de Norbert Wiener criada entre 1943 e 1947.

Portanto, esta função trabalha as informações processadas no Sistema de Informações Gerenciais, manual e informatizadas, a fim de produzir um sistema único de parâmetros de decisão, facilitando o processo gerencial e delimitando os meios a serem seguidos. De extrema necessidade na administração moderna, é esta disciplina que dá base à Gestão da Qualidade Total e proporciona o pleno funcionamento e controle dos processos de certificação em órgãos internacionais.

A função básica do sistema é a retro alimentação de um ciclo contínuo de levantamento de dados. Relatório é a principal ferramenta dos sistemas.

Os sistemas são construídos com base em dados e informações, sua criação está no próprio objetivo, ou seja, um sistema é construído com um fim próprio, devendo atender a um objetivo específico. Possuem duas figuras importantes, o locutor (quem fornece a informação, podendo ser máquina, grupo de pessoas ou indivíduo) e o ouvinte ou receptor (que é quem recebe a informação). O Sistema ainda é composto por entradas (tudo que o sistema importa ou recebe do mundo exterior), saídas (pode ser uma ou várias, é o resultado do processamento das entradas que o sistema envia para o exterior), feedback (é a resposta do que foi entendido pelo ouvinte), e processamento (fase em que os dados são processados e transformados em informação).

O sistema, ainda, deve levar em consideração o ambiente em que será colocado. Ambiente é o conjunto de elementos que não pertencem ao sistema, mas qualquer alteração no sistema pode mudar ou alterar seus elementos e qualquer alteração nos seus elementos pode mudar o sistema.

As entradas e saídas têm a função de fazer o sistema interagir com outros sistemas, que formam o ambiente. Por exemplo, a farinha no processo produtivo de um bolo, por si só é farinha, mas no sistema representa um lanche gostoso.

Quanto ao Método, é uma contribuição da cultura grega o método de procurar o verdadeiro conhecimento sobre a natureza do universo e do ser humano por meio de investigação sistemática, em lugar de aceitar as explicações mitológicas. Assim, o método pode ser considerado a forma de operacionalizar o que está previsto na função Organização. Os métodos buscam facilitar o processo de criação da área de OSM (organização, sistemas e métodos), considerados processos que representam um conjunto de atividades sequenciais que apresentam relação lógica entre si, com a finalidade de atender e, preferencialmente, suplantar as necessidades e expectativas dos clientes externos e internos da empresa.

Alguns autores enumeram o método como controle, já que todas as funções não produzem resultados sem o mesmo. Controle pode ser conceituado como meio ou maneira de assegurar que o resultado esperado seja obtido, este também age como função corretiva e oferecedora de parâmetros.

Platão propunha que o verdadeiro conhecimento adivinha da especulação conceitual, e se encontrava nas ideias e formas, eternas e reais, e não na experiência, que era transitória. Isso afirma o princípio da diferenciação entre Organizações e a necessidade de se levantar dados para implantar sistemas.

Em um contexto que integra as três funções temos OSM como: Segundo Rocha (1998): “Função mista de Organização e Planejamento, desenvolvendo-se na construção da estrutura de recursos e de operações de uma instituição, assim como na determinação de seus planos, principalmente na definição dos procedimentos, rotinas e dos métodos.” E... Conforme Cruz (2002): “Estudo das organizações por meio da análise de cada uma das suas atividades, a fim de criar procedimentos que venham a interligá-las de forma sistêmica.”

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