Administração do Tempo

Administração do Tempo
ADMINISTRACAO
ORGANIZAÇÃO DO TRABALHO E GESTÃO DO TEMPO

Entrevista com Carlos Legal, Consultor Sênior do Instituto MVC em Gestão do Tempo, Planejamento e Organização do Trabalho


- Quando o senhor percebeu a necessidade de criar métodos de administração do tempo?

Vamos começar quebrando um paradigma – não é possível “administrar o tempo”, o que administramos são eventos dentro do tempo. Mas quando se fala em métodos, falamos de planejamento, organização e objetividade mental. Não há criação de métodos, mas habilidades para colocar em prática o que já existe a disposição. Quando se fala em planejamento, às vezes as pessoas acham que somente executivos ou empresas devem se preocupar em planejar. Pelo contrário, todos nós devemos planejar nosso dia, tarefas e atividades, procurando definir um tempo adequado para realizar cada uma. Como a forma de trabalho nos últimos anos vem sofrendo mudanças (mais tecnologia, trabalho em casa, etc.) é essencial que os métodos sejam adequados aos novos cenários e a cada perfil pessoal.


- Na sua opinião, o que é fundamental para que uma pessoa aproveite bem o dia e o que interfere na produtividade?

Para aproveitar bem o dia, tanto no aspecto pessoal quanto profissional, é necessário se planejar e se organizar. A pessoa pode efetuar um planejamento mensal, semanal e diário, definindo horários e tempo pré-determinado para realização de cada atividade, utilizando-se um instrumento para sua organização pessoal / profissional (gerenciador de tarefas no computador, Palm, agenda ou uma simples lista numa folha de papel). Feito isso, é fundamental que a pessoa seja criteriosa com seus “tempos” e não se permita invadir o tempo destinado à atividade seguinte. A princípio pode parecer uma atitude rígida, mas em minha opinião é uma maneira prática de organizar as atividades. É claro que bom senso e flexibilidade devem nortear essa atitude, pois sempre temos imprevistos no dia-a-dia. O que prejudica a produtividade são os minutos a mais para terminar uma reunião, os minutos a mais para concluir uma tarefa ou uma conversa e quando percebemos o tempo já passou e a lista de tarefas continua grande. No final de um dia, uma semana ou um mês percebe-se quanto tempo se perdeu e isso vai exigir que a pessoa faça “serão” para dar conta de tudo o que precisa.


- Ao longo do tempo o conceito de rotina mudou. Hoje, as pessoas fazem cursos, esportes, academia e, muitas vezes, trabalham em horários diferenciados durante a semana. É possível estabelecer regras e otimizar o tempo, mesmo assim?

Hoje as pessoas precisam ter muito mais disciplina e flexibilidade para gerenciar seu tempo. O número de profissionais, tanto liberais quanto vinculados a uma empresa que não estão submetidos a uma rotina de horário comercial é crescente e isso exige deles adequações para sua agenda. Para esses profissionais é necessário um planejamento semanal, onde o esporte / atividade física, numa semana poderá ser pela manhã e na outra semana no período da tarde / noite. Conheço um gestor de tecnologia que, eventualmente, se reúne com seus pares em outras localidades do mundo durante a madrugada, devido à diferença no fuso horário. Como ele irá compensar esse período teoricamente destinado ao sono? O importante é no planejamento, incluir o tempo do trabalho, lazer, atividade física, descanso, alimentação, estudo, etc. Muitas pessoas priorizam o trabalho e este acaba por prevalecer sobre outras áreas importantes da vida da pessoa, principalmente sacrificando o lazer ou a família. Ao definir prioridades, devemos ter claro que o mais importante é aquela atividade definida para aquele momento. Por exemplo, se num sábado a pessoa estiver num jantar com a família, esse deve ser a prioridade do momento, não permita que assuntos de trabalho invadam esse momento. Um profissional liberal que em certos dias da semana trabalha, por exemplo, até às 22h, deve se permitir dormir até mais tarde em alguns dias da semana. Tudo isso envolve o gerenciamento da rotina. A falta de critérios é um dos grandes ladrão de tempo e traz prejuízos a médio e longo prazo para a carreira e vida pessoal do individuo.


NO TRABALHO

- O senhor pode dar dicas para quem quer organizar e colocar em dia as tarefas pendentes?


1. Organizando a papelada / mesa / gavetas

Separe os seus documentos em três pilhas:

* Ação imediata: documentos que precisam ser solucionados hoje
* Ação posterior: papeis que devem ser resolvidos em uma semana
* Nenhuma ação: arquivo ou lixo

Faça uma revisão periódica de seus documentos, sempre considerando o fator tempo. Deixar passar uma ação imediata pode trazer sérios prejuízos pessoais e organizacionais.

2. Organizando o local de trabalho

Administrar de forma eficiente o local de trabalho não significa necessariamente torná-lo livre da papelada, mas de fato, torná-lo pratico e funcional. Livros, revistas e arquivos ficam mais bem acomodados em estantes. Se for possível, elimine da mesa tudo que não está utilizando.

3. Arquivo e estantes

Adote um critério para catalogar arquivos e livros, ordenando por assunto ou alfabética. Isso vai ajudar bastante na hora que precisar fazer uma pesquisa.

4. Anotações

Evite anotações em pequenos papéis, reduzindo as chances de extravio. Se sua agenda não possui um espaço para “registros diários”, mantenha um bloco com espiral ou caderno para suas anotações cotidianas, como telefones, recados, idéias, etc.

5. Fluxo de Papéis

Se você não tem secretária, anote sempre a data de recebimento de um documento. Mantenha uma “pilha” de entrada, outra para casos em andamento, outra para arquivo e uma de saída. Selecione os papéis em andamento e esvazie as caixas pelo menos uma vez por semana.

6. Correspondência

Determine um horário diariamente para verificar a correspondência, e pergunte-se “qual a providencia a ser tomada”. Se não há nenhuma, jogue no lixo. Evite o duplo manuseio.

7. Gerencie suas Tarefas

Faça uma lista das tarefas, dividindo-as em urgentes e importantes. Estabeleça qual a prioridade de cada uma e determine uma data de conclusão. Se você trabalha com computador, o Microsoft Outlook é uma excelente ferramenta, caso contrário uma folha de papel ajuda bastante. O importante é deixar suas tarefas sempre a vista. Após iniciar uma tarefa, por mais desagradável que seja, vá até o fim e lembre-se de marcar as tarefas já concluídas.

8. Lixo

Não tenha dó de jogar inutilidades fora. É menos estressante manter a mesa limpa e a lixeira cheia.

9. Planejando o seu dia

Dedique pelo menos quinze minutos no final da tarde ou no inicio da manhã para planejar e organizar o novo dia de trabalho. É mais simples adotar uma disciplina diária do que perder horas arrumando uma bagunça acumulada.

10. Agendando suas atividades

A agenda é um instrumento fundamental para planejar e gerenciar suas atividades diárias. Ela pode ser eletrônica (computador, palm, etc.) ou papel. Escolha a que for mais confortável e adequada ao seu estilo pessoal. Mas cuidado para não ser excessivamente rígido com sua agenda, “sobrecarregando” seu dia. Deixe brechas para interrupções inesperadas, um café com o chefe ou conversas informais com colegas. Assim, quando elas ocorrerem, não serão consideradas interrupções.

11. Não se afobe com a bagunça

Manter a calma é fundamental. Afobar-se com a bagunça só gera ansiedade e mais estresse.- Quando saber se o trabalho está tomando o espaço da convivência familiar?

Normalmente a família sinaliza esse fato. Para quem tem filhos, não ver os filhos acordados ao sair e chegar em casa é uma situação critica. Não ter tempo para o companheiro / companheira também é critico. Devemos ter bom senso também, pois em certas ocasiões, devemos estar prontos para fazer algum sacrifício, diante de um novo projeto, uma nova oportunidade, etc. Mas isso também deve ser planejado, até quando vou me sacrificar? Cuidado para não tornar os “vícios” uma hábito.


EM CASA

- Como aproveitar melhor o tempo com a família, sem prejudicar o desempenho profissional?

Planejando e organizando. Há um ponto importante quando buscamos equilíbrio entre vida pessoal e profissional e quase ninguém fala sobre isso. É o aspecto mental. Não adianta nada a pessoa estar com a família e pensar no trabalho e vice versa. A presença mental e o fato da pessoa estar inteira numa atividade ajuda a desfrutar melhor dela, inclusive no trabalho, se a pessoa permanecer inteira e focada numa atividade, seu desempenho vai melhorar.


- A partir de que idade a pessoa pode e deve organizar o próprio tempo? Os pais podem (ou devem) incentivar os filhos a terem esse tipo de preocupação?

De certa forma, a criança já é influenciada do berço. A rotina de um recém nascido envolve uma hora definida para se alimentar, tomar banho e dormir, depois mais tarde o tempo que passa no berçário e as rotinas em casa. Minha filha, hoje com 11 anos, já organiza sua agenda. Tem um horário que está na escola, alguns dias da semana tem cursos. Quando está em casa, eu e minha esposa definimos em conjunto com ela sua rotina (almoço, descanso, lição de casa, estudo de violão, exercício físico, televisão, banho, etc.), até porque não estamos o tempo todo com ela, é preciso cultivar certa autonomia e responsabilidade. Quando não cumpre seus deveres, discutimos juntos, qual parte foi prejudicada e estimulamos mais disciplina na próxima semana. Algumas crianças são mais maduras que outras e tudo deve ser feito com muita flexibilidade, diversão e bom senso. Mas há uma coisa importantíssima. A criança sempre vai seguir o exemplo dos pais, se a mãe / pai é desorganizado com suas coisas, a criança também será.


- Há quem acredite que a mulher sofra mais para conciliar a vida pessoal e profissional. O senhor concorda? Por quê?

A mulher chefe de família, com filhos e assalariada, sofre mais para conciliar vida pessoa e profissional, eu tenho que concordar. Isso se deve ao fato da mulher assumir mais responsabilidades e se expor a dupla jornada. Sua estrutura emocional também faz com que priorize mais a família em detrimento de si mesma (cuidados pessoais, lazer, atividade física). Por isso também estão mais expostas ao estresse. A mulher que tem um marido consciente e educa os filhos a exercerem mais autonomia e responsabilidade ou possui mais recursos para pagar alguém que se responsabilize pelas atividades da casa, naturalmente terá mais condições de conciliar vida pessoal e profissional. É preciso ter dialogo em casa, determinar responsabilidades entre todos os membros da família. Se todos ajudarem um pouco, todo mundo sai ganhando sem sobrecarregar a mulher.


- Como lidar com a distância dos filhos durante o dia e evitar que eles se sintam "abandonados"?

Numa rotina normal, não creio que os filhos se sintam abandonados. Hoje em dia as crianças têm sua rotina e têm pouco tempo para se sentirem abandonados. A rotina ajuda a entenderem que a família estará reunida a partir de certo horário. Agora, se a mãe / pai não se organizar bem, vai ter que fazer “serão” e isso vai roubar tempo da convivência com os filhos. Isso pode gerar problemas, inclusive gerando um sentimento de aversão por parte dos filhos em relação ao emprego do pai / mãe.


NAS HORAS DE LAZER

- Como aproveitar as horas de lazer ou os momentos de cuidados com o corpo e a mente sem se sentir culpado por não estar trabalhando?

Apenas estando presente e colocando cada coisa no seu lugar, cada atividade no seu tempo. Alguém se sentir culpado por não estar trabalhando quando está se divertindo ou cuidando de si mesmo, é melhor procurar um psiquiatra, pois o problema nesse caso é sério. Devemos colocar as coisas no seu devido lugar – vivemos para trabalhar ou trabalhamos para viver?

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