Características das Reuniões

Características das Reuniões
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Reuniões apresentam características que são aplicáveis aos seus tipos, ou seja, na hora de planejar uma reunião deveremos considerar seu modelo:

Reuniões Formais: representam os tipos de reuniões que exigem maior preparação para a sua realização, muitas vezes, são regidas por legislações específicas (por exemplo, Assembleias Gerais para empresas de Capital Aberto), por isso, são mais complicadas e podem variar de um país para outro, ou mesmo de organização para outra. Entre suas características básicas está a antecedência com que os participantes deverão ser comunicados e a relevância de sua participação.

Reuniões Informais: possuem natureza casual, e algumas vezes improvisada, com poucas pessoas. Costumam ser muito proveitosas por serem simples. Apesar da casualidade devem ter certo planejamento, como locais adequados, pois seu proveito irá depender do quão confortável as pessoas irão se sentir.

Reuniões improvisadas (convocadas em cima da hora) poderão ocorrer ao acaso, mas não devem ser prática constante, desde que o objetivo seja a busca pela franqueza e a tomada de decisões imediatas. Deve incluir poucas pessoas e problemas menores, podendo ser para comunicados urgentes. Entre os colegas, reuniões desse gênero tornam-se mais descontraídas, tanto no modo como as coisas são ditas como na expressão corporal.

Entram na categoria informal as reuniões sobre trocas de ideias, que permitem o levantamento de hipóteses e diversas soluções. Esse modelo de reunião possibilita várias visões, contudo, deve ser acompanhada de ZERO repreensão.

Mantenha a reunião sob controle, independente do tipo, o foco no objetivo deverá ser mantido, assim como o controle do tempo, com esses detalhes será possível evitar desvios de rumo do assunto, ao mesmo tempo em que permite a fluidez da conversa.

Cuidado ao escolher o tipo de reunião, haverá um modelo para cada situação, por isso, antes de notificar os participantes ou organizar os detalhes, escolha o seu tipo. Primeiramente, certifique-se que as opções para a não realização da reunião foram esgotadas, então organize as condições que a envolvem como seu imediatismo, quem deverá estar presente, o que deverá ser alcançado e o objetivo principal.

Quando se calcula tempo em reunião deve-se considerar um tempo pessimista, ou seja, um tempo em que todas as atividades deverão ocorrer mesmo em caso de catástrofes inesperadas. É difícil planejar um tempo ideal, afinal, a reunião é planejada durante dias, o tempo que vai ser utilizado deve ser cuidadosamente calculado e manejado de forma que o que for necessário para resolver determinada situação ocorra em uma única reunião em um único momento, afinal, reuniões representam custos para a empresa e colocam a equipe em “estado de alerta”.

Uma boa técnica de planejamento de reunião é a elaboração de uma linha de atividade, na qual seja possível visualizar um tempo otimista e pessimista. Comece elaborando o planejamento do tempo da seguinte forma:

1° Destaque no alto da página o tempo que ficou decidido para início e fim da reunião.

2° Descreva todas as etapas que serão organizadas dentro da reunião.

3° Elabore uma tabela contendo as atividades, os tempos otimistas e pessimistas para cada. Mas como elaborar um tempo pessimista, pense em tudo que poderá correr de errado ao longo do caminho, com as pessoas e com o percurso a ser realizado, some o despreparo individual e o pânico, esse será o pior tempo. E no melhor tempo, pense o oposto, afinal, a teoria X e Y da escola das relações humanas já dizia que as pessoas são boas e ruins, depende do meio em que se mantêm.

O que poderia ser determinado com essa tabela:

• O tempo descrito na convocação deixou de contemplar alguma atividade;
• Deve-se rever o tempo para cada atividade;
• Deve-se ter um controle rígido dos acontecimentos para que o planejado seja executado;
• Na pior das hipóteses, devemos ser otimistas.

O planejamento do tempo é determinante para que a reunião evolua conforme o planejado, ou seja, o controle do tempo deverá ser rigoroso. Uma boa forma de manter o tempo dentro do planejado são os ensaios, costume sondar como se comportam as pessoas que foram convidadas para a reunião, se falam demais, se reclamam demais, se possuem por hábito se atrasar, se conseguem executar suas tarefas dentro do planejado e acima de tudo, se são organizados.

Pessoas organizadas são diretas quando desejam expor algo, geralmente já sabem o que desejam falar e conseguem expor ao outro o que desejam que este entenda, pois a organização é um reflexo neural, refletimos para o ambiente o modo como organizamos nossos pensamentos, numa sequência lógica que pareça lógica para os demais.

O tempo ideal é aquele que utiliza todos os recursos disponíveis durante o tempo planejado. Lembre-se de planejar pequenos intervalos quando o tempo a ser transcorrido for longo, afinal, há pesquisas que comprovam que o cérebro humano possui um tempo limitado para assimilar informações, diz-se que esse tempo varia de sete a dez minutos e a continuidade da informação irá depender de uma quebra de sequência por meio da mudança de um tom de voz ou atitude.

Se a reunião for durar um dia (o que não é aconselhável) escolha um local onde poderá haver um momento de relaxamento, programe um almoço leve e providencie um descanso prolongado após a refeição.

Não há um tempo máximo ou mínimo para a realização de uma reunião, o que deverá acontecer é um tempo em que todos sintam que estão sendo produtivos e que sua presença ali não é um desperdício de desempenho. Reuniões tendem a ser consideradas bem-sucedidas quando todos acreditam estar fazendo parte do que está acontecendo.

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