Rotinas de Trabalho

Rotinas de Trabalho
INICIACAO-PROFISSIONAL
Os secretários gerenciam as informações por correspondências, e-mails, jornais e de certa forma sintetiza tudo para que seu superior imediato possa ter as melhores condições para tomada de decisão. Como pessoa mais próxima, naturalmente desenvolve um conhecimento ímpar do trabalho do executivo, facilitando enormemente a delegação e a implantação de quaisquer novas ideias. O secretário executivo é um assessor executivo e administrador de informações que assessora a direção/chefia a processar e organizar informações. Possui prática nas rotinas de escritório, habilidade para assumir responsabilidades sem supervisão direta, iniciativa e autonomia para tomar decisões e solucionar problemas.

O profissional de Secretariado precisa manter sua rotina bem planejada e organizada, e quanto mais organizada for, melhor será seu desempenho. O desenvolvimento eficaz de uma atividade exige bons hábitos e capacidade de fazer planos, para tanto, deve esforçar-se continuamente para tornar seu papel satisfatório.

Segundo (MEDEIROS, João Bosco, 2006, p. 280), muitas são as rotinas de trabalho do secretariado, tais como:

•Realizar serviços gerais de escritório;
•Classificar e dar solução aos mais variados assuntos;
•Redigir cartas, memorandos, bilhetes, documentos de toda espécie, como procuração, editais;
•Oferecer solução a assuntos pendentes;
•Colocar a mesa do executivo em ordem;
•Redigir listas com a pauta do dia: visitas, nome das pessoas, assunto que será tratado;
•Atender ao executivo;
•Cuidar dos instrumentos de trabalho;
•Atender a telefonemas e solicitações de entrevistas;
•Selecionar assuntos e pessoas que serão atendidas pelo executivo;
•Organizar arquivos;
•Estabelecer contatos com outros departamentos;
•Prestar informações;
•Transmitir recados;
•Redigir e digitar correspondência;
•Receber, classificar e distribuir correspondência;
•Manter atualizado o arquivo de endereços, preparar a agenda de reuniões;
•Elaborar atas e relatórios de reuniões;
•Preparar roteiros de viagens;
•Providenciar reservas de hotéis, passagens e documentos necessários a uma viagem.

Contudo, é importante ter em mente que as funções do secretariado não param por aí. Se enumerar tudo o que um profissional de secretariado executa no dia a dia de uma organização, a lista seria infindável, sem falar na função de gestor, empreendedor que muitos secretários executivos exercem para atender às exigências do mundo moderno.
Para que o profissional secretariado possa realizar tantas atividades exigidas no mundo das organizações, precisa estar preparado e qualificado. Estar preparado é estar em constante busca de atualização de conhecimentos, de técnicas, observações e métodos de trabalho para conseguir enfrentar os desafios impostos pela profissão.

Na realização de tantas tarefas é necessário planejar a rotina de trabalho e saber planejar suas tarefas. É extremamente importante que o secretariado saiba organizar o ambiente de trabalho, definindo horário para as rotinas diárias, dedicando-se os primeiros momentos do dia para aquelas obrigações inadiáveis, evitando o aumento de pendências.
O secretariado que planeja sua rotina de trabalho alcança seus resultados mais facilmente. Sendo assim, é indiscutível que o rendimento do trabalho de um profissional de secretariado vai depender do seu planejamento.

Segundo Medeiros (2006), planejar é programar, é fazer planos, estabelecendo um conjunto de medidas para a execução de um empreendimento.

Para um aprendizado eficaz é preciso verificar as rotinas executadas e necessárias para o secretariado:
I – É função do profissional de secretariado planejar e organizar a rotina diária e mensal da chefia/direção, providenciando o cumprimento dos compromissos agendados da seguinte forma:

•Organizar a agenda, efetuando a marcação de reuniões, entrevistas e outros compromissos, levando em conta a sua duração e localização e eventuais alterações;
•Preparar reuniões, elaborando listas de participantes, convocatórias, preparando documentação de apoio e providenciando pela disponibilização e preparação do local da sua realização, incluindo o equipamento de apoio;
•Instituir deslocações efetuando reservas de hotel, marcação de transporte, preparação de documentação de apoio e assegurando outros meios necessários à realização das mesmas.

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