Folha de pagamento: critérios para cálculo e contabilização dos encargos sociais

CONTABILIDADE
De acordo com o Artigo 32 da Lei n.º 8.212/91, toda empresa é obrigada a elaborar a folha de pagamentos. Além disso, o mesmo artigo expõe que a empresa necessita lançar na sua contabilidade, de forma discriminada, todos os fatos geradores das contribuições devidas pelos empregados e pelo empregador, além de prestar todas as informações necessárias ao Instituto Nacional do Seguro Social (INSS) e à Secretaria da Receita Federal (SRF).

Dessa maneira, todas as pessoas a serviço da empresa, sejam funcionários fixos, avulsos, terceirizados e autônomos devem ser especificados nos documentos que a empresa necessita declarar aos órgãos governamentais.

A folha de pagamento deve ser elaborada de forma a detalhar as informações individuais de cada pessoa que está a serviço da empresa. No entanto, para a empresa realizar os recolhimentos de impostos e contribuições pode ser usada uma única guia de arrecadação, com os valores totais de todos os funcionários.

A folha de pagamentos é composta de proventos e descontos. Os principais proventos são:

• Salário;
• Gratificações;
• Comissões;
• Horas extras;
• Adicional de insalubridade;
• Adicional de periculosidade;
• Adicional noturno;
• Férias;
• 13º salário.

Os principais descontos são:

• Adiantamentos;
• Faltas injustificadas e atrasos;
• Contribuição previdenciária;
• Contribuição sindical (uma vez ao ano);
• Imposto de Renda Retido na Fonte;
• Pensão alimentícia;
• Empréstimos;
• Plano de benefícios sociais.

Dessa forma, a folha de pagamento deve detalhar todos os proventos que o funcionário tem direito a receber naquele mês de referência e também todos os descontos que incidem sobre esses direitos.

Assim sendo, ao final de todos os cálculos necessários para detalhar esses valores de proventos e descontos, obtém-se o valor líquido que o funcionário tem direito a receber, valor que será pago a ele naquele momento, mediante a assinatura do recibo de pagamento de remuneração.
Dentro desse contexto, a empresa é obrigada a remunerar o seu trabalhador de acordo com a legislação trabalhista. Assim sendo, todo funcionário deve receber o seu salário, que fora acordado na elaboração do contrato de trabalho.

Além do salário, outros proventos podem ser incluídos, como adicionais de insalubridade, no caso do trabalhador estar exposto a riscos ambientais do local de trabalho, ou adicional noturno, no caso das atividades do funcionário ser executado entre as 22h e 5h, além de gratificações, comissões, etc.

Assim sendo, após serem contabilizados todos esses proventos, é alcançado o valor total bruto que o funcionário tem direito a receber.
No entanto, esse valor bruto não é o correspondente ao pagamento efetivamente que será realizado e pago ao funcionário, pois uma série de descontos incide sobre esse valor, como a contribuição para o INSS, o Imposto de Renda Retido na Fonte, entre outros.

Dessa maneira, após apurar-se o valor bruto é necessário deduzir todos os descontos que incidem, para só então encontrar o valor líquido, que é o valor a ser pago para o funcionário. Para o cálculo desses descontos existem diversas regras, cada uma adequada a cada tipo de desconto. Vamos expor apenas alguns deles, que são os mais incidentes e comuns: o INSS, o IRPF e as faltas.

Entende-se por falta o período em que o trabalhador não realiza as suas atividades na empresa, não estando presente na mesma para fazer o seu trabalho, ou seja, é o momento em que o empregado efetivamente falta ao trabalho na empresa.

Essa ausência do funcionário na empresa pode ser justificada, seja por motivos de doenças ou demais causas que possam ser explicadas formalmente por meio de atestados médicos ou de outra forma, ou injustificadas, quando o funcionário não consegue apresentar nenhuma comprovação formal que o autorize a faltar.

Dessa forma, quando a falta é injustificada, o empregador possui o direito de efetuar o respectivo desconto do período em que o funcionário esteve ausente, que pode ser o dia todo, ou partes do mesmo. Além disso, quando acontecer a falta injustificada do funcionário por um dia completo de trabalho, o empregador tem o direito de descontar também o descanso semanal remunerado (Domingo).

E se na semana em que o funcionário faltou houver algum feriado, este também será descontado, pois o feriado também é considerado como descanso semanal remunerado.

Um fato interessante nesse caso é que o valor máximo, ou teto, é o valor de remuneração de R$ 3.916,20 (Valor para ano base de 2012), em que se aplica a alíquota de 11%. Independente do valor de remuneração ser maior que o teto de R$ 3.916,20, a alíquota será de 11% sobre esse valor máximo.

Por exemplo, se o funcionário obter a remuneração total bruta de R$ 3.916,20 será aplicado a alíquota de 11%, o que dará um valor de R$ 430,78. Se o mesmo obter em outro mês a remuneração total bruta de R$ 12.300,00, o valor de contribuição será de R$ 430,78.

Agora, para o cálculo do IRRF, a forma de cálculo é um pouco mais complexa, pois se torna necessário encontrar a base de cálculo para o imposto. Assim sendo, para encontrar a base de cálculo do IRRF é necessário usar a seguinte fórmula:
Base de calculo = Renumeração total bruta - Valor do Inss- Faltas –Dedução por dependentes

Assim sendo, vamos considerar o exemplo de um funcionário que recebe uma remuneração bruta total de R$ 4.600,00 e possui dois dependentes, sem ter nenhuma falta no mês.

Dessa maneira, a base de cálculo do IRRF (Imposto de Renda Retido na Fonte) do funcionário é de R$ 3.840,00 ao invés dos R$ 4.600,00 que é a remuneração bruta.

Dessa forma, para encontrar o valor do IRRF basta aplicar a base de cálculo do imposto pela sua respectiva alíquota. Assim, pode-se ver que a alíquota incidente é de 22,5% e a parcela dedutível é de R$ 552,15.

Dessa maneira, o funcionário irá recolher R$ 430,78 de contribuição para o INSS e R$ 311,85 para o pagamento do IRRF.
Assim, o funcionário receberá o valor líquido de R$ 3.857, 37 (4.600 – 430,78 – 311,85).

Todo funcionário tem direito às férias, após o período de trabalho de 12 meses do início do seu contrato de trabalho. A empresa necessita programar-se para que o funcionário tenha esse período de gozo de férias, que é de 30 dias, além de efetuar o devido pagamento de salários correspondente, visto que as férias são remuneradas normalmente.

Além disso, ao valor da remuneração bruta total, deve ser acrescentado o valor de 1/3, a título de adicional de 1/3 Constitucional, de acordo com o artigo 7º, inciso XVII, a Constituição Federal de 1988.

Vamos expor o exemplo de um funcionário que iniciou seus trabalhos na empresa no dia 01/07/2011. No dia 01/07/2012 ele completa um ano e tem direito ao período de férias. Ele irá gozar férias do dia 01/07/2012 a 30/07/2012. O funcionário recebe um salário mensal de R$ 2.650,00 e possui dois dependentes. Ele não teve nenhuma falta no ano.

Assim sendo, tem-se:

Proventos


30 dias de férias = R$ 2.650,00
+ 1/3 constitucional = 2.650,00 / 3 = R$ 883,33
Valor total das férias = 2.650,00 + 883,33 = R$ 3.533,33

Descontos

INSS: (alíquota de 11%) = R$ 3.533,33 x 11% = R$ 388,67
IRPF: R$ 3.533,33 – R$ 388,67 – (2 x R$ 164,56) = R$ 2.815,54 x 15% - R$ 306,80 = R$ 115,53

Valor líquido = R$ 3.029,13

O 13º salário ou gratificação natalina é um direito do trabalhador. Consta de um salário adicional a ser pago no mês de dezembro e correspondente a 1/12 do salário do trabalhador por mês.
Da mesma forma que as férias, também há a incidência de descontos, como o INSS e IRRF.
O pagamento do 13º salário deve ser feito em duas parcelas da seguinte forma:
• 50% do valor a ser pago em qualquer momento entre 02 fevereiro até 30 novembro do corrente ano;
• 50% deverá ser pago até o dia 20 de dezembro, quando incide todos os descontos.

Exemplo de Pagamento do 13º do ano de 2012:
Dados:

a. Funcionário mensalista – Salário fixo
b. Data de admissão: 01/05/2011
c. Salário mensal: R$ 1.250,00
d. Não possui dependentes

Cálculos:

Valor da 1ª parcela em novembro de 2012 = 1.250,00 x 50% = R$ 625,00

Descontos:

Valor bruto da 2ª parcela paga até 20 de dezembro de 2012 = R$ 1.250,00
Adiantamento da 1ª parcela = R$ 625,00
Contribuição do INSS 9% = R$ 112,50
IRRF = 1.250,00 – 112,50 = 1.137,50 = R$ 0,00 ISENTO
Valor Líquido da 2ª parcela paga até 20 de dezembro de 2010 = R$ 512,50 (R$ 1250,00 – 625,00 -112,50)

Após o exposto, a empresa necessita contabilizar todos os seus gastos com a folha de pagamento, além de fazer as provisões para as férias e 13º. Assim sendo, sobre o valor total da folha de pagamento, a empresa necessita prover 1/12 a título de férias e 1/12 a título de 13º, lembrando que às férias devem ser adicionados 1/3 constitucional.

Além disso, é necessário contabilizar o INSS patronal, que é em torno de 28,8% do resultado da folha de pagamento. Outro aspecto que deve ser considerado diz respeito à contribuição para o Fundo de Garantia do Tempo de Serviço (FGTS), o qual a empresa é obrigada a recolher mensalmente para cada funcionário (valor total de 8% da remuneração líquida do funcionário).

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