Arquivos Digitais e Físicos

Arquivos Digitais e Físicos
COTIDIANO
Arquivos Digitais
Se há algumas décadas a definição de arquivo era uma só, a de um compartimento estanque, físico, que servia para guardar coisas físicas, agora pode-se observar que há uma outra, um pouco diferente. Agora, existe também a versão digital ou virtual, que veremos a seguir. Arquivos digitais como o próprio nome indica, são arquivos que são armazenados dentro de um HD (hard disc) computador eletrônicos. Esses HDs podem ser internos (ficam dentro de um computador, seja ele de mesa ou notebook) ou externos, como é o caso da foto abaixo.

Você sabia?

A tecnologia digital possui relação com os circuitos digitais, também chamados de lógicos. Eles são circuitos eletrônicos que empregam a utilização de sinais elétricos em apenas dois níveis de corrente (ou tensão) para definir a representação de valores binários. Seu funcionamento está baseado na lógica binária, que consiste, que toda informação deve ser expressa na forma de dois dígitos (tanto armazenada, como processada), sendo tais dígitos, 0 (zero) ou 1 (um). A partir daí surge intuitivamente à nomeação “digital” (dois dígitos). Este fato auxilia para a representação de estados de dispositivos que funcionam em dois níveis distintos, sendo estes: ligado/desligado (on/off), alto/baixo (high/low), verdadeiro/falso (true/false) entre outros. Os computadores, telefone celular, leitores de DVD ou Blu-ray, são alguns exemplos de aparelhos que baseiam a totalidade, ou parte, do seu funcionamento em circuitos digitais.
Fonte: Wikipedia

Organizando os Arquivos Digitais

a) A sua pasta de arquivos
A ação mais importante para você organizar os seus arquivos digitais é que você crie uma pasta específica para isso, uma pasta geral. Ela pode ser denominada com as suas iniciais ou com o seu nome. Por exemplo: Rui Barbosa ou RB. É mais indicado que esta pasta seja chamada apenas pelas suas iniciais pois é interessante que os nomes desses arquivos digitais sejam curtos.

b) Pastas e subpastas
Dentro dessa pasta principal, crie subpastas para cada área da sua vida e use para elas os nomes relativos a essas instâncias. Colocarei um exemplo abaixo com base na disposição que eu mesmo uso para a organização dos meus arquivos digitais:

Agenda
Dentro dessa pasta você pode colocar todos os arquivos relativos à agenda, como números de telefones e endereços separados por categoria, como: médicos, corretores, amigos, contatos do trabalho, contatos pessoais, seguradoras, restaurantes etc. Você pode criar uma subpasta com cada um desses nomes e organizar lá arquivos em blocos de notas contendo esses telefones e endereços. Quando você clicar em cada bloco de notas, terá facilmente os telefones e endereços desejados.

Banco do Saber
O Banco do Saber é uma pasta que eu criei para guardar todos os arquivos relacionados aos estudos. Então ele está categorizado conforme a natureza de cada conteúdo. Sua lista geral de subpastas segue abaixo, como sugestão e referência, caso você queira criá-lo no seu HD também:
• Apostilas
• Apresentações
• Arquivos
• Artigos
• Áudios
• Aulas
• Códigos e leis
• Concursos
• Cursos
• Filmes
• Imagens
• Línguas
• Livros
• Manuais
• Programas úteis
• Monografias, dissertações e teses
• Notícias
• Perguntas frequentes
• Provas
• Vídeos

Família

Nessa subpasta podem entrar todos os arquivos relacionados à família: fotos digitais, documentos escaneados, e-mails e todos os demais arquivos de som, texto e imagens que você tenha da sua família.

Meus Documentos

Embora já exista a pasta “Meus documentos” no computador, de forma padrão, eu optei por criar uma específica para eu salvar os meus documentos específicos. A vantagem é que essa pasta fica sendo exclusiva para você. A outra, que vem como padrão do computador, é compartilhada por todos os usuários e isso pode gerar a mistura de documentos de uns e de outros.

Para Hoje

Essa subpasta eu acho interessante. Passei a usá-la há pouco tempo. Ela serve como um repositório de todas as ações que eu preciso realizar naquele dia. Então, eu coloco dentro dela todos aqueles arquivos de subpastas relacionados aos projetos do momento. Assim, sei que tenho aquelas atividades para realizar e todo o conteúdo do qual eu necessito para isso está dentro dessa pasta. Conforme o dia acaba, eu movo todos eles novamente para a pasta principal.
Para Organizar
Esse espaço aqui é uma espécie de “Caixa preta” virtual. Eu a batizei de “Para organizar” e, conforme o próprio nome diz, ela serve para que você já “jogando”, literalmente, todos os arquivos que recebe ao longo do dia ou que acessa por meio de download, para dentro dela. Quando houver um tempo disponível, você vai lá e vê o que serve e o que não serve, faz essa triagem e armazena aqueles arquivos que achar interessantes em suas subpastas correspondentes. Os demais basta jogar na lixeira do computador. Trata-se de uma pasta muito útil nessa organização.

Pendências Emergenciais

Outra pasta criada recentemente por mim e que achei muito útil também é essa que batizei de “Pasta de Pendências Emergenciais”. Ela pode ficar dentro da pasta chamada de “Para hoje”, pois é uma subdivisão dessa. Sua finalidade é conter todas as pendências que eu tenho naquele dia, ou seja, (para hoje) só que em caráter de urgência. São aquelas atividades que eu preciso fazer naquele momento, de qualquer forma, uma vez que os prazos relativos a elas já estão se esgotando.

Vida Acadêmica

Essa subpasta te ajudará a organizar todos os arquivos relativos à sua vida acadêmica, como: diplomas, históricos escolares, trabalhos acadêmicos que você já fez (monografias, dissertações, teses, artigos) etc.

Vida Financeira

Analogamente à anterior, aqui podem ser depositados todos os arquivos relativos à vida financeira da pessoa, como extratos bancários, recibos de contas pagas escaneadas (digitalizadas), arquivos em excel com o balanço bancário e outros mais.

Vida Profissional

Finalmente, nessa última subpasta podem ser armazenados todos os arquivos relativos à vida profissional, como o nome indica. Por exemplo: trabalhos profissionais que você realizar, projetos que já foram realizados, que estão em andamento ou que ainda serão desenvolvidos, ideias inovadoras que você pretende colocar em prática e outras ações similares.

c) Limite de subpastas

Uma dica importante é que você não deve abusar da quantidade de subpastas a serem criadas, porque uma quantidade muito grande poderá dificultar a sua localização. Essa subdivisão deve ser o bastante para ajudá-lo a categorizar melhor os documentos e não confundi-lo, o que acabará acontecendo se ela for em excesso. Portanto, o poder de síntese e a objetividade nesse trabalho são importantes.
d) Simplicidade e eficiência sempre
Outra sugestão que vale para vários aspectos e esferas de nossas vidas é com relação à simplicidade. Ao contrário do que se pensa, há muito mais sabedoria e inteligência na simplicidade do que na complexidade. Portanto, busque organizar os seus arquivos digitais tendo como base sempre a funcionalidade, a eficiência e a praticidade e todas essas três características são amigas da simplicidade. Não adianta promover uma organização dessas pastas muito complexa e desnecessariamente detalhada a ponto de você não conseguir estruturá-las depois em sua mente.

e) Back-up nunca é demais

Uma coisa da qual tendemos a nos esquecer é que os arquivos digitais são vulneráveis, como quaisquer outros. Portanto existe o risco de perdê-los. O HD pode queimar, um vírus pode fazer com que os arquivos se apaguem ou mesmo uma queda pode danificar o equipamento e fazer você perder todos os seus dados e informações. Por esta razão é que se diz que back up desses arquivos nunca é demais. De preferência, tenha sempre essas cópias em diferentes mídias. Por exemplo: além de ter o seu arquivo digital armazenado no seu próprio computador, faça um back-up (cópia) deles também em: um ou mais HDs externos, em um CD ou DVD e em um pendrive. É importante criar o hábito de realizar essas cópias de segurança pelo menos uma vez por semana.

f) Organização dos e-mails

Os e-mails também são arquivos digitais. Tome cuidado com o excesso de mensagens recebidas. Sugere-se organizá-las diariamente. Os programas de e-mail permitem a criação de pastas específicas e é possível configurá-los para que as diferentes mensagens sejam encaminhadas para essas pastas específicas.

Arquivos Físicos

Todos os arquivos que não são digitais são considerados físicos. Portanto, todas as dicas já mencionadas nos itens anteriores relativas à organização valem para eles. O que podemos acrescentar aqui é uma dica com relação à segurança dos documentos. Há duas ações importantes que podem garantir uma boa manutenção desses arquivos:

a) Digitalização

Se para os arquivos digitais a segurança principal é o back-up (ou seja, a cópia deles em outras mídias) para os arquivos físicos uma dica interessante é justamente providenciar a sua digitalização. Assim você possuirá duas versões desses documentos, uma física e outra digital e aumentará a possibilidade de tê-los seguros. Entre esses arquivos os quais é interessante escaneá-los estão: certidões, diplomas, certificados, escrituras e procurações e os armazene em um arquivo digital.

b) Colocar os arquivos para “pegarem um ar”

No caso dos arquivos, pastas sanfonadas ou caixas para armazená-los, crie o hábito de abri-los, pelo menos uma vez a cada três meses e reorganizá-los ou manipulá-los. A importância disso não está nem no fato da reorganização em sim, mas porque ao fazer isso você os estará arejando e evitando que possam se deteriorar com mais facilidade. Afinal de contas, trata-se de papéis.

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