CURSOS ONLINE GRÁTIS NA COMPRA DE UM DOS 1400 CURSOS ONLINE

Formas de Arquivar Documentos: Técnicas de Padronização para Arquivar Documentos

Artigo por Colunista Portal - Educação - quinta-feira, 21 de março de 2013

Tamanho do texto: A A

Responsável pela manutenção de vários arquivos
Responsável pela manutenção de vários arquivos
O padrão estabelecido para arquivar quaisquer documentos torna-se uma técnica fundamental para o profissional de secretariado, visto que este profissional é intermediador de muitos processos, alimentados pela informação que incidem dos documentos.

A tecnologia oferece atualmente excelentes soluções para organizar grandes volumes de documentos dos mais variados tipos. O armazenamento de informações consiste em organizar sistematicamente os dados e informações para que estes possam ser consultados de forma eficaz e, ainda, fiquem disponíveis para consultas posteriores, de acordo com a necessidade.

Porém, a solução para organizar a informação nem sempre é uma tarefa fácil, exigindo extrema organização e, acima de tudo, deve ser uma tarefa diária para não acumular muitos documentos e deixá-los fora do lugar correto. Quanto mais cresce o volume de documentos, mais informação se perde nos arquivos e na memória dos computadores.

Gerenciar as informações é fundamental, pois são todos os dados coletados, organizados e ordenados aos quais são atribuídos significado e contexto. Um arquivo eficiente depende das formas de comunicação utilizadas na empresa e registradas por meio dos documentos guardados para acesso dos vários níveis departamentais da empresa.

O profissional secretário é responsável pela manutenção de vários arquivos nas empresas. Isso o torna próximo e conhecedor das informações contidas nos arquivos, bem como dos métodos de organização aplicados aos mesmos. Os bancos de dados (realizados em computadores) e os arquivos tradicionais integram uma vasta lista de técnicas utilizadas para dar suporte ao armazenamento de informações.

Atualmente, os bancos de dados são um dos recursos que garantem até mesmo a competitividade, na medida em que eles personalizam as relações cliente/empresa. Para este tipo de arquivamento se deve considerar a fragilidade dos registros da informação que podem ser destruídos por incêndio ou enchentes, como o papel, assim como pelos efeitos magnéticos e radiações, em CDs e disquetes, o que exige cuidados especiais na atualização dos backups.

Para Robredo (2010), descendo a um nível de ideias mais pragmático e imediato, podemos apresentar algumas pistas sobre as etapas a completar para se chegar ao domínio da informação.

• A identificação e análise do conteúdo informacional dos documentos ou, de forma mais genérica e precisa, dos suportes da informação e do conhecimento registrados;
• A organização física e a preservação segura da memória documental original;
• A organização lógica dos dados, da informação e do conhecimento identificados na primeira etapa.
• A conversão ou codificação desses dados, informações e conhecimentos de forma a permitir seu processamento informático avançado e seu armazenamento digital organizado e seguro, assim como a geração e contínua atualização de bancos de dados e conhecimentos.
• A utilização de motores de busca avançados suscetíveis de converter as questões e pedidos de informação dos usuários em uma linguagem codificada compatível com a linguagem de codificação utilizada na etapa precedente.
• A identificação dos documentos que contêm os dados, informações e conhecimentos pertinentes às questões e solicitações formuladas.
• A localização imediata desses documentos e o acesso e consulta aos mesmos, seja esta física mediante extração do acervo onde foram armazenados, ou virtuais por meio de uma cópia digitalizada devidamente autenticada e certificada.

De tal modo, é necessária a análise criteriosa e objetiva do conteúdo dos documentos para identificar os ponteiros ou pontos de acesso que serão utilizados pelas instituições para recuperar e localizar as informações específicas.


CreativeCommons

Esta apresentação reflete a opinião pessoal do autor sobre o tema, podendo não refletir a posição oficial do Portal Educação.

Comentários


colunista

Colunista Portal - Educação

O Portal Educação possui uma equipe focada no trabalho de curadoria de conteúdo. Artigos em diversas áreas do conhecimento são produzidos e disponibilizados para profissionais, acadêmicos e interessados em adquirir conhecimento qualificado. O departamento de Conteúdo e Comunicação leva ao leitor informações de alto nível, recebidas e publicadas de colunistas externos e internos.