CURSOS ONLINE GRÁTIS NA COMPRA DE UM DOS 1400 CURSOS ONLINE

Administração do Tempo

Artigo por Colunista Portal - Educação - sexta-feira, 11 de julho de 2008

Tamanho do texto: A A

ORGANIZAÇÃO DO TRABALHO E GESTÃO DO TEMPO

Entrevista com Carlos Legal, Consultor Sênior do Instituto MVC em Gestão do Tempo, Planejamento e Organização do Trabalho


- Quando o senhor percebeu a necessidade de criar métodos de administração do tempo?

Vamos começar quebrando um paradigma – não é possível “administrar o tempo”, o que administramos são eventos dentro do tempo. Mas quando se fala em métodos, falamos de planejamento, organização e objetividade mental. Não há criação de métodos, mas habilidades para colocar em prática o que já existe a disposição. Quando se fala em planejamento, às vezes as pessoas acham que somente executivos ou empresas devem se preocupar em planejar. Pelo contrário, todos nós devemos planejar nosso dia, tarefas e atividades, procurando definir um tempo adequado para realizar cada uma. Como a forma de trabalho nos últimos anos vem sofrendo mudanças (mais tecnologia, trabalho em casa, etc.) é essencial que os métodos sejam adequados aos novos cenários e a cada perfil pessoal.


- Na sua opinião, o que é fundamental para que uma pessoa aproveite bem o dia e o que interfere na produtividade?

Para aproveitar bem o dia, tanto no aspecto pessoal quanto profissional, é necessário se planejar e se organizar. A pessoa pode efetuar um planejamento mensal, semanal e diário, definindo horários e tempo pré-determinado para realização de cada atividade, utilizando-se um instrumento para sua organização pessoal / profissional (gerenciador de tarefas no computador, Palm, agenda ou uma simples lista numa folha de papel). Feito isso, é fundamental que a pessoa seja criteriosa com seus “tempos” e não se permita invadir o tempo destinado à atividade seguinte. A princípio pode parecer uma atitude rígida, mas em minha opinião é uma maneira prática de organizar as atividades. É claro que bom senso e flexibilidade devem nortear essa atitude, pois sempre temos imprevistos no dia-a-dia. O que prejudica a produtividade são os minutos a mais para terminar uma reunião, os minutos a mais para concluir uma tarefa ou uma conversa e quando percebemos o tempo já passou e a lista de tarefas continua grande. No final de um dia, uma semana ou um mês percebe-se quanto tempo se perdeu e isso vai exigir que a pessoa faça “serão” para dar conta de tudo o que precisa.


- Ao longo do tempo o conceito de rotina mudou. Hoje, as pessoas fazem cursos, esportes, academia e, muitas vezes, trabalham em horários diferenciados durante a semana. É possível estabelecer regras e otimizar o tempo, mesmo assim?

Hoje as pessoas precisam ter muito mais disciplina e flexibilidade para gerenciar seu tempo. O número de profissionais, tanto liberais quanto vinculados a uma empresa que não estão submetidos a uma rotina de horário comercial é crescente e isso exige deles adequações para sua agenda. Para esses profissionais é necessário um planejamento semanal, onde o esporte / atividade física, numa semana poderá ser pela manhã e na outra semana no período da tarde / noite. Conheço um gestor de tecnologia que, eventualmente, se reúne com seus pares em outras localidades do mundo durante a madrugada, devido à diferença no fuso horário. Como ele irá compensar esse período teoricamente destinado ao sono? O importante é no planejamento, incluir o tempo do trabalho, lazer, atividade física, descanso, alimentação, estudo, etc. Muitas pessoas priorizam o trabalho e este acaba por prevalecer sobre outras áreas importantes da vida da pessoa, principalmente sacrificando o lazer ou a família. Ao definir prioridades, devemos ter claro que o mais importante é aquela atividade definida para aquele momento. Por exemplo, se num sábado a pessoa estiver num jantar com a família, esse deve ser a prioridade do momento, não permita que assuntos de trabalho invadam esse momento. Um profissional liberal que em certos dias da semana trabalha, por exemplo, até às 22h, deve se permitir dormir até mais tarde em alguns dias da semana. Tudo isso envolve o gerenciamento da rotina. A falta de critérios é um dos grandes ladrão de tempo e traz prejuízos a médio e longo prazo para a carreira e vida pessoal do individuo.


NO TRABALHO

- O senhor pode dar dicas para quem quer organizar e colocar em dia as tarefas pendentes?


1. Organizando a papelada / mesa / gavetas

Separe os seus documentos em três pilhas:

* Ação imediata: documentos que precisam ser solucionados hoje
* Ação posterior: papeis que devem ser resolvidos em uma semana
* Nenhuma ação: arquivo ou lixo

Faça uma revisão periódica de seus documentos, sempre considerando o fator tempo. Deixar passar uma ação imediata pode trazer sérios prejuízos pessoais e organizacionais.

2. Organizando o local de trabalho

Administrar de forma eficiente o local de trabalho não significa necessariamente torná-lo livre da papelada, mas de fato, torná-lo pratico e funcional. Livros, revistas e arquivos ficam mais bem acomodados em estantes. Se for possível, elimine da mesa tudo que não está utilizando.

3. Arquivo e estantes

Adote um critério para catalogar arquivos e livros, ordenando por assunto ou alfabética. Isso vai ajudar bastante na hora que precisar fazer uma pesquisa.

4. Anotações

Evite anotações em pequenos papéis, reduzindo as chances de extravio. Se sua agenda não possui um espaço para “registros diários”, mantenha um bloco com espiral ou caderno para suas anotações cotidianas, como telefones, recados, idéias, etc.

5. Fluxo de Papéis

Se você não tem secretária, anote sempre a data de recebimento de um documento. Mantenha uma “pilha” de entrada, outra para casos em andamento, outra para arquivo e uma de saída. Selecione os papéis em andamento e esvazie as caixas pelo menos uma vez por semana.

6. Correspondência

Determine um horário diariamente para verificar a correspondência, e pergunte-se “qual a providencia a ser tomada”. Se não há nenhuma, jogue no lixo. Evite o duplo manuseio.

7. Gerencie suas Tarefas

Faça uma lista das tarefas, dividindo-as em urgentes e importantes. Estabeleça qual a prioridade de cada uma e determine uma data de conclusão. Se você trabalha com computador, o Microsoft Outlook é uma excelente ferramenta, caso contrário uma folha de papel ajuda bastante. O importante é deixar suas tarefas sempre a vista. Após iniciar uma tarefa, por mais desagradável que seja, vá até o fim e lembre-se de marcar as tarefas já concluídas.

8. Lixo

Não tenha dó de jogar inutilidades fora. É menos estressante manter a mesa limpa e a lixeira cheia.

9. Planejando o seu dia

Dedique pelo menos quinze minutos no final da tarde ou no inicio da manhã para planejar e organizar o novo dia de trabalho. É mais simples adotar uma disciplina diária do que perder horas arrumando uma bagunça acumulada.

10. Agendando suas atividades

A agenda é um instrumento fundamental para planejar e gerenciar suas atividades diárias. Ela pode ser eletrônica (computador, palm, etc.) ou papel. Escolha a que for mais confortável e adequada ao seu estilo pessoal. Mas cuidado para não ser excessivamente rígido com sua agenda, “sobrecarregando” seu dia. Deixe brechas para interrupções inesperadas, um café com o chefe ou conversas informais com colegas. Assim, quando elas ocorrerem, não serão consideradas interrupções.

11. Não se afobe com a bagunça

Manter a calma é fundamental. Afobar-se com a bagunça só gera ansiedade e mais estresse.
CreativeCommons

Esta apresentação reflete a opinião pessoal do autor sobre o tema, podendo não refletir a posição oficial do Portal Educação.

Comentários


colunista

Colunista Portal - Educação

O Portal Educação possui uma equipe focada no trabalho de curadoria de conteúdo. Artigos em diversas áreas do conhecimento são produzidos e disponibilizados para profissionais, acadêmicos e interessados em adquirir conhecimento qualificado. O departamento de Conteúdo e Comunicação leva ao leitor informações de alto nível, recebidas e publicadas de colunistas externos e internos.